Wer ist für die Änderungen im Telefonverzeichnis zuständig?
Die Zuständigkeit für die Änderungen des Telefonbuchs ist in der Hausmitteilung vom 14.03.2005 festgelegt.
Die Zuständigkeit der Änderung liegt in der Verantwortung des Fachbereiches, des Dezernates oder der Zentralen Einheit. Jede/r Mitarbeiter/in mit einem aktivierten ZIM-Account kann die eigenen Daten selbst ändern, bzw. durch einen Beauftragten im Fachbereich ändern lassen. Beauftragte findet man unter dem Aufklappmenue "Änderung der Mitarbeiterdaten durch beauftragte Mitarbeiterin / Mitarbeiter im Fachbereich".
Änderungen am Telefonverzeichnis werden NICHT vom ZIM durchgeführt, sondern liegen in der Verantwortung des Fachbereiches, Dezernates oder der Zentralen Einheit. Das ZIM stellt nur die Infrastruktur in Form von WEB-Server und Datenbank zur Verfügung.
Falls Sie im Fachgebiet sich dazu entschliessen, eine(n) Beauftragte(n) zu bestimmen, die/der die Änderungen für alle anderen durchführt, finden Sie hier die Vorgehensweise. Diese Art der Arbeitseinteilung ergibt sich zwangsweise dort, wo nicht alle Mitarbeiter über einen Zugang zu den Rechnern des ZIM verfügen.
Automatische Änderungen durch die Daten der Personalabteilung
Als Primärdaten für das Telefon-/E-mail-Verzeichnis dienen die Daten der Personalabteilung, mit denen die Daten regelmäßig abgeglichen werden. Dies kann zu u.A. folgenden automatischen Änderungen führen:
- Änderung des Nachnamens, wegen Heirat /Scheidung oder falscher Schreibweise
- Änderung des Titels
- Änderung der Funktion
(z.B Wissenschaftliche Hilfskraft zu Wissenschaftliche Mitarbeiter(in) oder
Wissenschaftliche Mitarbeiter(in) zu Professorenvertreter(in)) - Änderung des Fachgebietes / der Abteilung / des Vorgesetzten durch Änderung der Kostenstelle
Automatische Neuzugänge durch die Daten der Personalabteilung
Durch den regelmäßigen Datenaustausch mit der Personalabteilung werden neu eingestellte Mitarbeiter automatisch aufgenommen. Telefon-, FAX- und Raumnummer müssen noch im Fachbereich ergänzt werden. In wenigen Fällen kann es vorkommen, dass die Daten dem ZIM erst nach dem Einstellungstermin geliefert werden.
Automatische Abgänge durch die Daten der Personalabteilung
Durch den regelmäßigen Datenaustausch mit der Personalabteilung werden ausgeschiedene Mitarbeiter noch 2 Wochen nach ihrem Ausscheiden mit dem Zusatz ausgeschieden angezeigt.
